4个现代IT预算规划提示

如今,当涉及到可持续的、面向未来的it预算规划时,公司面临着前所未有的挑战。财务管理人员和IT专家的任务是分析当前的需求,并找出可能削减成本的地方。然而,仅仅削减IT和其他服务的成本可能还不够,事实上,还可能导致长期问题。毕竟,预算规划不仅仅是一种强制降低成本的做法,更重要的是一个进行有前景的投资的机会。这里有4个建议,让你的IT预算计划准备好应对任何危机,并仍然利用这些机会。

1.以用户为中心的IT预算规划软件

预算计划的最大障碍之一是它可能会非常麻烦。许多公司——甚至是中型和大型公司——仍在管理它们的资产IT预算使用Excel和类似的电子表格。在这里很容易犯错误,特别是当不止一个人在同一个数据集上工作时。

你需要重新思考预算:有许多整体,非常聪明的工具,可促进计算和自动化工作流,以提供可靠,无错误的结果。但是,在为您的IT财务管理选择软件时,您应该记住一些标准:

用户验收

确保您选择一个用户友好的工具。毕竟,该工具必须为用户工作,而不是相反的方式。高可用性是一个很好的指标,您可以使用ITFM解决方案做出正确的选择。另一个关键因素:虽然软件应该摆脱Excel的弱点,但它仍应提供类似的界面,使新用户更容易调整。

自动化和标准化

只有当ITFM工具能够以标准化和自动化的方式管理简单和重复的任务时,它才能真正在您的IT预算中发挥作用。特别是在预算规划中,这些单调的工作步骤花费了大量的时间和可避免的努力,因此是精简的完美场所。

生活质量特征

如果您的ITFM解决方案提供特殊功能 - 例如轻松粘贴复杂的侧面计算或灵活的评论 - 预算计划变得更加容易。但是,重要的是,使用这些功能不会以风险置于数据完整性。

完成修订安全

每个ITFM工具都应该提供透明和可理解的协议以及审核证明的归档文件。所有文件都应该保存在一个中央数据库中,可以独立于文件版本对其进行访问、分析和恢复。

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2.反转IT预算规划

在IT预算计划的最后,经常会留下一个大问题:预算已经分配给了不同的成本中心和项目,但是仍然有无法获得资金的需求项目。IT财务的决策者经常被迫对IT预算进行不舒服的优先级排序,这常常导致有前景的增长项目被忽视。

这就是逆向计划可以发挥作用的地方。不是从上到下分配预算,而是从业务单位和部门的需求开始,包括运营业务的运营服务以及业务变化和创新项目。从这里开始,您可以向后计算一个现实的预算建议,理想情况下将涵盖所有业务单位和其他需求的所有主要成本。现代ITFM工具可以自动执行此类反向规划计算,从而节省周甚至月份的IT控制器和成本中心所有者。

3.IT预算计划与场景

情景规划是优化IT预算的特别有用的工具。你从一个现有的预算计划开始——这可以是一个全新的计算,也可以是一个来自之前预算周期的计划——然后从那里创建许多衍生的计划场景。在这些衍生场景中,您可以调整可能影响预算规划的单个或多个因素:例如,改变单位成本、增加需求或将服务转移到云计算中。您可以使用从这些计划场景中获得的信息,为即将到来的预算周期做出更明智的决策。此外,这种做法将显著改进计划/实际的比较。特别是在更不确定的时期,这可以成为一个强大的工具,让你准备好迎接所有即将到来的挑战。

4.目标成本——接近你的预算计划目标

财务经理,尤其是高层CFOS.- 一直在寻找新场地,以降低成本。但这通常会带来不舒服的预算削减,特别是在其中。调整预算的预算通常更容易完成。

目标成本核算方法可以解决这个问题。根据市场价格和基准,您可以为您的服务定义某些成本期望或目标费用。之后,分析和计算会影响这些成本的所有不同因素:如何需要改变需求?您如何调整主要成本?与基准相比,我们如何保持竞争力?彻底的目标成本(与上述规划方案尤其适合匹配)将使您能够重新调整您的服务定价更接近您的目标费用。

结论

理论上,所有这些改进IT预算计划的技巧从直觉上看都是正确的。然而,实现是否有效取决于您的流程。正如前面提到的,预算仍然经常使用容易出错的Excel表格和严重缺乏数据完整性,进行必要的改进和目标精简很难实现。

一个专门用于IT财务管理的工具可以帮助您减轻这种负担。用具金融提供涵盖此处提到的IT预算规划的所有方面的功能,并可以支持您的自动化和数字化对IT和共享服务的所有财务管理流程。

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